As funções do síndico e possibilidade de RESPONSABILIZAÇÃO

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O Síndico é a figura escolhida pela coletividade para administrar o condomínio.

Temos a obrigação de destacar que o Síndico é a figura mais importante que existe dentro do condomínio!

Afinal, se assim não fosse o Código Civil não o contemplaria com a gama de obrigações inseridas no artigo 1348, e não o tornaria responsável nas esferas civil e criminal pelos problemas ocorridos em sua gestão.

É bem verdade que no cumprimento das suas obrigações o síndico pode contar com o auxílio de profissionais especializados, tais como advogados, administradores, contadores, engenheiros e arquitetos, técnicos em manutenções específicas entre outros.

Mas ainda assim impõe-se ao gestor a responsabilidade de fiscalizar o que é feito por estes profissionais, ou seja, nunca deixa existir a responsabilidade do síndico para a realização de tarefas no condomínio, sejam de forma direta ou indireta.

Como deve agir o síndico diante das obrigações e responsabilidades impostas a si.

Você sabe?

O cargo de síndico por vezes parece ser de incrível facilidade e comodidade, principalmente aos olhos de um público que não fazem parte de uma gestão, mas aqueles que participam, conhecem a dura e árdua missão que é ocupar o cargo de síndico.

Resumidamente… resumidamente… essa é a figura do síndico!

O Síndico é a pessoas que, dentro do condomínio, tem um cabedal de obrigações enorme e que deve ser sempre ativo, pois que a passividade em muitas vezes pode ser vista e entendida como omissão e acarretar problemas sérios a si e ao condomínio.

  • A escolha e as responsabilidades

Em Assembleia Geral, em regra na Ordinária, é feita a eleição para o cargo de síndico.

Neste momento, por vezes, vemos indivíduos que já estão no comando do condomínio se apresentarem para uma possível reeleição, e eventualmente outros que não concordam com pontos específicos ou práticas realizadas durante a gestão, buscando então com a eleição, mudar aquilo que discorda.

Por isso que considero extremamente importante que, em um condomínio, antes mesmo da convocação de assembleia para realizar a eleição, sejam apresentados aos moradores todas as funções exercidas por um síndico, suas obrigações e responsabilidades, de forma a permitir que eventuais interessados entendam que, a aparente simplicidade é apenas a ponta de um iceberg, e que não ocorra a renúncia ao cargo de maneira bem precoce.

Suas obrigações estão previstas no artigo 1348 do Código Civil. São elas:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

Diante de todas essas obrigações e responsabilidades percebemos que nada deve acontecer no condomínio sem que haja a participação direta ou indireta do síndico.

Sejam comportamentos de pessoas ou eventos, rotinas ou imprevistos, deverá o síndico agir.

Um mau comportamento deve ser notificado, um evento solucionado, uma rotina estabelecida, um imprevisto contornado.

Mas como???

Aí entra em ação a mágica e as habilidades do síndico.

Mas independente da maneira, o síndico deve agir sempre.

A omissão não pode existir, sob pena de, eventualmente desencadear problemas que no futuro poderão impor a responsabilização do condomínio e consequentemente do síndico.

Então vamos lá… item por item!

  1. Convocação de assembleias

A assembleia é o órgão colegiado do condomínio que toma todas as decisões administrativas.

Quais?

Todas?

Em tese sim, mas não é o que acontece na prática!

Muitas vezes, infelizmente vemos decisões sendo tomadas de forma unilateral pelo síndico, ou apenas com simples consulta ao conselho.

Tal prática não é recomendada principalmente quando se tem o envolvimento de temas que interferem nas regras do condomínio ou dinheiro.

Acredito que muitas vezes essa dinâmica é adotada de forma a dar mais celeridade às atividades e principalmente solução de problemas.

Mas está errado!

Sua obrigação é convocar a assembleia!

E essa convocação deve cumprir uma série de requisitos que deem legitimidade e impeçam que futuramente se possa ter uma impugnação dos itens que nela foram deliberados.

Portanto muito importante que o síndico esteja bem assessorado de forma a cumprir rigorosa e corretamente com as regras de convocação e evitar assim a possibilidade de ataques à mesma.

  1. representação do condomínio

O condomínio, como já se sabe é uma pessoa jurídica, e como tal precisa estar devidamente representado.

O síndico tem a obrigação também de representar o condomínio, ativa e passivamente, ou seja como autor ou réu, praticando os atos necessários a defesa dos interesses comuns em juízo ou fora dele (judicial ou extrajudicialmente).

Isso significa que havendo necessidade da presença do condomínio em algum processo judicial ou administrativo, lá ele estará, representado pelo Síndico.

O síndico pode, em alguns casos, nomear um preposto para que haja um representante em determinado evento do qual sua participação é obrigatória, mas ainda assim é responsabilidade do síndico estar presente.

Seja em uma audiência trabalhista movida por um ex-funcionário, em uma agencia bancária para quaisquer fins, ou em uma conciliação com um morador inadimplente.

Quem deve estar lá é o síndico.

  1. Informar os condôminos sobre procedimentos judicial ou extrajudicial de interesse do condomínio

Sim! Sim! Sim!

O Síndico deve informar aos condôminos, sobre todo e qualquer procedimento de interesse da coletividade no qual seja envolvido.

E essa informação deve ser feita em assembleia!

Seja um processo judicial como por exemplo uma ação trabalhista, ou administrativo como por exemplo a renovação do AVCB.

A partir do momento que se tem ciência do procedimento, deve haver a comunicação aos condôminos por meio de uma assembleia.

O que vejo e sinceramente não condeno pois não é prejudicial, é que muitas vezes essa comunicação é feita por meio de circulares e informativos mais simples e informais para que a notícia chegue o mais rápido possível, e em assembleia futura são ratificadas todas as informações, dando assim cumprimento a Lei.

  1. CUMPRIR A CONVENÇÃO, E REGULAMENTO INTERNO e decisões de assembleia

Talvez aqui resida um dos pontos mais sensíveis dentro de um condomínio.

Dentro de um condomínio existem todos os tipos de problemas, sejam comportamentais ou administrativos, e o síndico deve intervir e fiscalizar todos.

O Síndico é o representante eleito para cuidar do condomínio e zelar pelos interesses da coletividade, e tal cargo não o coloca no “status” de dono do condomínio!

Muito desse tópico tem ligação com questões comportamentais dos condôminos, e é preciso muita serenidade para realizar eventuais intervenções.

Vemos corriqueiramente o cachorro que late muito, o animal que faz suas necessidades no jardim, as crianças que gritam, aquelas que em suas brincadeiras acabam danificando partes de áreas comuns, moradores que causam barulho em excesso, residências exalam odores (quaisquer tipos), moradores violentos que arrumam briga com os vizinhos, boêmios que perdem a noção de tempo e volume das músicas e festas, enfim… tem de tudo!

Fato é que efetivamente, o síndico, no cumprimento dessa obrigação, é exigido em níveis extremos, sendo obrigatória muita imparcialidade, frieza, firmeza e jogo de cintura na condução de cada caso.

Contudo embora a questão comportamental seja tão intensa, ainda existem regras administrativas dentro da convenção e regulamento interno que devem ser observadas da mesma forma.

Um ponto bem polêmico dentro dos condomínios atualmente é a exigência de ART/RRT quando se faz reforma dentro de uma unidade.

Muitos moradores enfrentam o síndico e argumentam que não são obrigados a entregar, ou que “é só um armarinho”, mas fato é que se alguma reforma for realizada em unidade autônoma sem que seja entregue o documento mencionado, e porventura ocorrer algum problema mais grave em razão da obra realizada, o síndico que foi omisso na exigência da ART/RRT certamente será responsabilizado.

  • CONSERVAR E GUARDAR AS PARTES COMUNS DO CONDOMÍNIO

Quanto o tópico é a conservação temos que ter em mente que não se deve fazer “vistas grossas”.

Se está quebrado, conserte!

Se precisa trocar, troque!

Se precisa limpar, limpe!

Quando??

Já! Imediatamente!

A exemplo de “simples” problemas temos, um corrimão solto, uma lâmpada queimada, um piso com buraco, uma farpa na balança do parquinho, o piso molhado no hall de entrada, um para-raios sem manutenção, a caixa d´agua sem limpeza, uma câmera queimada, um elevador desalinhado, um vazamento na prumada de água, enfim…. são inúmeras as possibilidades e que devem ser monitoradas pelo síndico.

Desde as mais complexas até as mais simples são de responsabilidade do síndico, e as providências devem sempre ser tomadas com a maior rapidez possível exatamente para evitar seu agravamento, e eventualmente que traga prejuízos a algum morador, o que certamente terá um reflexo negativo.

Como exemplos de problemas ocorridos por falta de reformas poderíamos apresentar uma infinidade, desde uma infiltração que se agravou e estragou móveis de uma unidade até prédios que desabaram.

Quando se fala em manutenção e conservação não deve haver omissão!

A segurança da edificação e dos moradores está em primeiro lugar!

  • ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTO ANUAL

Esse item, também sempre apresentado em assembleias para deliberação dos condôminos, é de grande importância, visto que não se podem realizar reajustes de valores (independente do motivo e do valor) sem aprovação de uma assembleia.

Geralmente quem realiza esse tipo de apresentação é a administradora que presta serviços ao condomínio e sempre com toda a base comprovada dos motivos que levam a tal situação (seja a manutenção de valor da taxa ou o aumento, ou eventualmente um rateio emergencial).

Em regra o orçamento deverá conter a previsão de gastos do ano, inseridos os custos com água, energia elétrica, gás, manutenção de elevadores, contratos de prestadores de serviços, seguro predial, os quais chamamos de despesas ordinárias, e eventualmente custos com brigada de incêndio e AVCB, reformas e manutenções programadas, entre outros, o que chamamos de despesas extraordinárias.

Importante deixar bem claro que não poderá ser arrecadado nenhum centavo a mais do que está previsto sem que haja previsão e aprovação de assembleia.

  • Cobrança dos inadimplentes

Também é uma obrigação do síndico de acordo com o Código Civil, e sua omissão e fazê-lo pode gerar problemas sérios para este, inclusive em sua esfera patrimonial pessoal.

Antigamente até em razão do tamanho dos condomínios e da pessoalidade pela qual os moradores se viam ligados, era até simples um síndico bater de porta em porta dentre os devedores para tratar o assunto e realizar acordos.

Mas hoje em dia é inimaginável tal situação…

Os condomínios de hoje em dia principalmente pela quantidade de unidades existentes por si só inviabilizam a cobrança realizada pelo síndico como antigamente.

Hoje em dia o síndico conta com uma assessoria que realiza as cobranças, inclusive permitindo que este se mantenha imparcial aos olhos de todos sem que haja constrangimentos dentro do seio condominial.

Fato é que a cobrança dos inadimplentes é de vital importância ao condomínio, visto que o impacto pode ser alto o suficiente para em alguns casos inclusive impedir que sejam realizadas conservações e manutenções corriqueiras.

  • Prestação de contas

Assim como é obrigação do síndico apresentar o orçamento, da mesma forma é a prestação de contas.

Mas cabe a atenção neste ponto para o fato de que prestar contas não é simplesmente mostrar uma planilha cheia de números e cores aos condôminos e dizer que prestou as contas… Não! Não!

A prestação de contas deve ser realizada em assembleia própria, e nesta, além de apresentar a mencionada comprovação do que foi realizado no período que se passou, deve ser dada a oportunidade ampla de questionamentos aos presentes a fim de que saiam todos sem dúvidas da assembleia.

Destaque-se que a prestação de contas anual é aquela realizada ordinariamente, em decorrência de uma determinação legal, mas a Lei também permite que os condôminos solicitem-na a qualquer tempo, e neste caso o síndico estará obrigado a realiza-la da mesma forma.

Este item é tão fundamental na gestão condominial que possui inclusive a previsão de destituição do cargo ao síndico que não a realizar, no mínimo anualmente.

  1. CONTRATAÇÃO DE SEGURO

A contratação de seguro, pode parecer um simples item administrativo e opcional, MAS NÃO É !!!

É uma obrigação legal e não pode ser deixada de lado.

Em caso e eventualidades que tragam prejuízos ao condomínio o mesmo deve contar com a proteção securitária para ressarcir o prejuízo.

Mas e se algo ocorre no condomínio e este não possui seguro?

O Síndico poderá ser responsabilizado e inclusive ter afetada sua vida patrimonial pessoal para a recomposição do prejuízo causado, além de claramente poder ser destituído.

Nesse item é necessária muita atenção na contratação para que se contrate uma empresa adequada e que esteja apresentando uma apólice com a cobertura ampla, ou seja, que cobre inclusive desmoronamento, queda de aeronaves entre outras.

Neste momento não vale a economia!

  • POR FIM…

Nota-se que a carga de responsabilidades de um síndico é exorbitante, e extremamente delicada em vários aspectos.

Mesmo que se possa dizer que ele conta com uma assessoria jurídica, administrativa, prestadora de serviços de mão de obra e outros prestadores voltados à manutenção, ainda assim, toda a responsabilidade a princípio é sua, seja por omissões ou erros na gestão.

Hoje em dia muito se fala no síndico profissional como uma solução milagrosa para os problemas que se enfrenta em condomínios, mas devemos deixar bem claro que essa não é uma verdade absoluta.

O tema “Síndico Profissional” é bem polêmico.

Alguns condomínios querem contratar mas por não ter condições financeiras contratam profissionais com custos mais baixos e infelizmente com conhecimentos e experiências não comprovadas ou duvidosas.

Importante considerar que, da mesma forma que o mercado condominial vem ganhando destaque, a procura por cursos de síndico profissional também vem, e infelizmente não se tem hoje como “chancelar” a qualidade de todos os cursos, e muito menos daqueles que lá se formam, isso quando se formam.

Por este motivo creio que é extremamente valiosa a existência de um síndico profissional, mas a escolha deve ser feita com muita cautela.

Temos um mercado promissor mas que se não estruturado, pode entrar em colapso com uma vasta quantidade de medíocres profissionais e condomínios sendo prejudicados pela falta de conhecimento técnico mais apurado.

E necessário deixar claro que independente do tipo de síndico que o condomínio possua, este terá as mesmas obrigações legais, o Artigo 1348 não faz qualquer distinção entre o síndico morador, chamado também de Síndico Orgânico, e o Síndico Profissional.

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